หมวดที่ 2 : ความรู้เกี่ยวกับระเบียบ ข้อบังคับ และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

Q1 : การกำหนดราคากลางต้องดำเนินการอย่างไรให้ถูกต้อง?

A1 : การกำหนดราคากลางต้องอ้างอิงข้อมูลจากแหล่งที่เชื่อถือได้ ตามลำดับที่กำหนด พร้อมระบุแหล่งที่มา วันที่สืบราคา และเหตุผลประกอบอย่างชัดเจน เพื่อให้โปร่งใสและตรวจสอบได้ โดยลำดับแหล่งข้อมูลราคากลางที่ควรใช้ (ตามพรบ.การจัดซื้อจัดจ้างฯ 2560 มาตรา 4) ได้แก่: 1. ราคาที่คำนวณตามหลักเกณฑ์ของคณะกรรมการราคากลาง (ใช้สำหรับงานก่อสร้างเท่านั้น) 2. ราคาจากฐานข้อมูลราคาอ้างอิงของกรมบัญชีกลาง หรือราคามาตรฐานจากหน่วยงานกลาง 3. ราคาที่สืบจากท้องตลาด (ควรสืบจากไม่น้อยกว่า 3 ราย หากมีไม่ครบให้สืบเท่าที่มี) 4. ราคาที่เคยซื้อหรือจ้างภายใน 2 ปีงบประมาณ 5. ราคาอื่นตามหลักเกณฑ์ของหน่วยงานรัฐ ทั้งนี้ ควร พิจารณาใช้แหล่งข้อมูลตามลำดับก่อน–หลัง หากลำดับแรกไม่สามารถใช้ได้ จึงพิจารณาลำดับถัดไป เพื่อให้การกำหนดราคากลางเป็นไปตามระเบียบและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

Q2 : การจัดซื้อจัดจ้าง สามารถระบุยี่ห้อสินค้าได้หรือไม่?

A2 : โดยหลักการ ไม่ควรระบุยี่ห้อสินค้า เพราะเป็นการจำกัดการแข่งขันและอาจขัดต่อหลักความโปร่งใส เว้นแต่มี เหตุผลและความจำเป็นเฉพาะด้านเทคนิค ที่ต้องใช้ยี่ห้อนั้นจริง ๆ เช่น ต้องใช้อะไหล่เฉพาะ เข้ากันได้กับอุปกรณ์เดิม หรือเป็นพัสดุที่มีลักษณะจำเพาะ ซึ่งไม่สามารถใช้ยี่ห้ออื่นทดแทนได้ ในกรณีที่มีเหตุผลจำเป็นเช่นนี้ สามารถระบุยี่ห้อได้ โดยต้อง - ระบุเหตุผลอย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร - ใช้ วิธีคัดเลือก (มาตรา 56(1)(ง)) หรือ วิธีเฉพาะเจาะจง ตามกรณีและวงเงิน - ไม่กำหนดคุณลักษณะเอื้อประโยชน์เฉพาะรายใดรายหนึ่งเกินความจำเป็น สรุป: การระบุยี่ห้อทำได้ เฉพาะกรณีจำเป็นจริง และต้องมีเหตุผลประกอบตามกฎหมายเพื่อให้การ จัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้

Q3 : การจำแนกวัสดุควรดำเนินการอย่างไร (ตามหนังสือเวียนของสำนักงบประมาณ ที่นร 0704/ว 37)?

A3 : การจำแนกสิ่งของว่าเป็น “วัสดุ” ให้พิจารณาจากลักษณะการใช้งานและสภาพของสิ่งของตามหลักเกณฑ์ในหนังสือเวียน ว 37 โดยแบ่งเป็น 3 ประเภท ดังนี้ 1. วัสดุคงทน สิ่งของที่มีลักษณะคงทน ใช้งานได้นาน แต่เมื่อชำรุดแล้วซ่อมแซมได้ไม่คุ้มค่า หรือซ่อมแล้วไม สามารถใช้งานได้ดีเหมือนเดิม 2. วัสดุสิ้นเปลือง สิ่งของที่ใช้แล้วหมดไป เสื่อมสภาพหรือแปรสภาพภายในระยะเวลาสั้น ๆ เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ วัสดุสำนักงานทั่วไป 3. วัสดุอุปกรณ์ประกอบ/อะไหล่ สิ่งของที่ใช้เพื่อประกอบ ซ่อมแซมหรือทดแทนอุปกรณ์ให้กลับมาใช้งานได้ตามปกติ เช่น อะไหล่ เครื่องใช้หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ หลักการพิจารณาเพิ่มเติม - หากสิ่งของมีอายุการใช้งานสั้น ใช้แล้วหมดไป หรือเสื่อมสภาพเร็ว → ถือเป็นวัสดุ - หากมีความคงทนถาวร ใช้งานได้ยาวนาน และซ่อมแล้วใช้ได้ดี → ให้พิจารณาเป็น ครุภัณฑ์

Q4 : ทะเบียนวัสดุและทะเบียนครุภัณฑ์ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

A4 : ทะเบียนวัสดุและทะเบียนครุภัณฑ์ควรมีข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน เพื่อให้การควบคุมพัสดุเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยสรุปได้ดังนี้: 1. ข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีทั้งทะเบียนวัสดุและทะเบียนครุภัณฑ์ 1) ชื่อหน่วยงานผู้รับผิดชอบ 2) วันที่รับและรายการพัสดุ 3) ชื่อผู้ขายหรือผู้ส่งมอบ 4) เลขที่เอกสาร เช่น ใบส่งของ ใบกำกับภาษี 5) ราคาต่อหน่วยและราคารวม 2. ข้อมูลเฉพาะสำหรับทะเบียนครุภัณฑ์ ครุภัณฑ์ต้องมีรายละเอียดเฉพาะมากขึ้น เช่น 1) ชื่อ/ประเภทครุภัณฑ์ 2) ยี่ห้อ รุ่น 3) หมายเลขประจำเครื่อง (Serial Number) 4) รหัสครุภัณฑ์ 5) อายุการใช้งาน 6) สถานที่ตั้งหรือผู้รับผิดชอบ 7) ประวัติการซ่อมบำรุงและสภาพการใช้งาน 3. ข้อมูลเฉพาะสำหรับทะเบียนวัสดุ วัสดุสิ้นเปลืองต้องบันทึกการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง เช่น 1) ชื่อผู้เบิกหรือผู้รับวัสดุ 2) จำนวนที่จ่ายในแต่ละครั้ง 3) ยอดคงเหลือหลังการจ่าย 4) วิธีการจ่ายตามหลัก FIFO (รับเข้าก่อน–จ่ายออกก่อน)

Q5 : การดำเนินการของหน่วยงาน กรณีผลการตรวจนับพัสดุไม่ตรงกับบัญชี ควรทำอย่างไร?

A5 : เมื่อผลการตรวจนับพัสดุไม่ตรงกับบัญชี หน่วยงานควรดำเนินการแก้ไขและตรวจสอบอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและป้องกันปัญหาในอนาคต โดยควรปฏิบัติดังนี้: 1. ปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้อง แก้ไขจำนวนพัสดุในบัญชีให้ตรงกับจำนวนจริงที่ตรวจนับได้ พร้อมบันทึกเหตุผลการปรับปรุงอย่างเป็นทางการ 2. ตรวจสอบและหาสาเหตุของความคลาดเคลื่อน 1) ตรวจสอบเอกสารการรับ–จ่ายที่อาจตกหล่น 2) ตรวจสอบความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูล 3) ตรวจสอบการเบิกจ่าย การจัดเก็บ และการควบคุมภายในที่อาจไม่เพียงพอ 3. จัดทำบันทึกรายงานเสนอผู้มีอำนาจเพื่อขออนุมัติ จัดทำรายงานสรุปผลการตรวจนับ ระบุจำนวนที่ คลาดเคลื่อน สาเหตุ และแนวทางแก้ไข แล้วเสนอผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติการปรับปรุงบัญชีและ สั่งการเพิ่มเติมตามความเหมาะสม 4. ป้องกันปัญหาในอนาคต 1) เพิ่มความถี่ในการตรวจนับ 2) ปรับปรุงขั้นตอนควบคุมภายในและการเก็บเอกสาร 3) พิจารณานำระบบช่วย เช่น บาร์โค้ดหรือระบบ IT เพื่อลดข้อผิดพลาด สรุป: แก้ไขบัญชีให้ถูกต้อง → ตรวจหาสาเหตุ → จัดทำบันทึกรายงานเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ → ปรับปรุงระบบเพื่อป้องกันปัญหาซ้ำ

Q6 : สถานที่จัดเก็บวัสดุควรมีลักษณะอย่างไร?

A6 : ควรมีมาตรการด้านความปลอดภัยที่เหมาะสม เช่น การจำกัดการเข้าถึง การจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ และการล็อกตู้หรือพื้นที่จัดเก็บ เพื่อป้องกันความเสียหายหรือการสูญหายของพัสดุ

Q7 : การจัดซื้อหมึกเครื่องพิมพ์จำเป็นต้องระบุหมายเลขครุภัณฑ์หรือไม่?

A7 : การจัดซื้อหมึกเครื่องพิมพ์ ควรระบุหมายเลขครุภัณฑ์ของเครื่องพิมพ์ที่ใช้หมึกนั้น เพื่อให้สามารถตรวจสอบความเชื่อมโยงระหว่างพัสดุที่จัดซื้อ (หมึก) กับครุภัณฑ์ที่ใช้งานจริงได้อย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้ง่าย โดยมีหลักเกณฑ์ดังนี้: 1. การจำแนกประเภท 1) หมึกเครื่องพิมพ์: เป็น วัสดุสิ้นเปลือง ใช้แล้วหมดไป 2) เครื่องพิมพ์: เป็น ครุภัณฑ์ มีอายุการใช้งานยาวนาน ต้องมีหมายเลขครุภัณฑ์กำกับ 2. เหตุผลที่ควรระบุหมายเลขครุภัณฑ์ของเครื่องพิมพ์ 1) เพื่อให้ทราบว่าหมึกที่จัดซื้อถูกนำไปใช้กับเครื่องใด 2) ช่วยป้องกันการเบิกจ่ายเกินจริงหรือไม่ตรงวัตถุประสงค์ 3) เพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบและเชื่อมโยงรายการพัสดุ 3. แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม 1) ในเอกสารจัดซื้อหมึก ควรระบุ รุ่น/ยี่ห้อของหมึก และหมายเลขครุภัณฑ์ของเครื่องพิมพ์ ที่ รองรับ 2) ในทะเบียนครุภัณฑ์ของเครื่องพิมพ์ ควรบันทึกข้อมูลรุ่นหมึกที่สามารถใช้ได้ 3) หมึกจัดในหมวด วัสดุ ส่วนเครื่องพิมพ์จัดในหมวด ครุภัณฑ์ สรุป: หมึกเครื่องพิมพ์ไม่ใช่ครุภัณฑ์ จึงไม่ต้องมีหมายเลขครุภัณฑ์กำกับ แต่ในการจัดซื้อหมึกควรระบุหมายเลขครุภัณฑ์ของเครื่องพิมพ์ที่ใช้งาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้อย่างถูกต้องว่าหมึกถูกนำไปใช้กับเครื่องพิมพ์ใด และเพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการเบิกจ่าย

Q8 : การตรวจรับพัสดุต้องคำนึงถึงประเด็นใดบ้าง?

A8 : การตรวจรับพัสดุต้องดำเนินการอย่างรอบคอบ โปร่งใส และเป็นไปตามระเบียบ โดยคณะกรรมการ- ตรวจรับพัสดุต้องพิจารณาประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้: 1. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร 1) ตรวจสอบว่าพัสดุหรือผลงานที่ส่งมอบตรงกับใบสั่งซื้อ สัญญา หรือข้อตกลง 2) ตรวจสอบคุณลักษณะเฉพาะ เงื่อนไข และข้อกำหนดตามเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง 2. ตรวจสอบปริมาณและคุณภาพ 1) ตรวจนับปริมาณให้ครบถ้วนตามที่ระบุ 2) ตรวจสอบคุณภาพและมาตรฐานของพัสดุให้ตรงตามที่กำหนด 3) หากเป็นงานก่อสร้าง ต้องตรวจตามหลักวิชาช่างหรือวิศวกรรมด้วย 3. ตรวจสอบการส่งมอบตามสัญญา 1) พิจารณาว่าการส่งมอบเป็นไปตามกำหนดระยะเวลา เงื่อนไข และขั้นตอนที่ระบุไว้ 2) ติดตามความคืบหน้าของงานกรณีมีการส่งงานเป็นงวด 4. จัดทำรายงานตรวจรับพัสดุอย่างเป็นทางการ 1) คณะกรรมการที่ได้รับแต่งตั้งต้องจัดทำรายงานตรวจรับอย่างถูกต้อง 2) ลงนามรับรองตามแบบฟอร์มของหน่วยงาน 5. การแก้ไขปัญหาและข้อสงสัย 1) หากพบข้อคลาดเคลื่อน ให้รีบแจ้งผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการ 2) หากสามารถแก้ไขให้ถูกต้องได้ตามหลักวิชาการ ให้ดำเนินการก่อนตรวจรับ 3) หากกรรมการบางรายไม่เห็นด้วย สามารถทำความเห็นแย้งเสนอหัวหน้าหน่วยงานได้ สรุป: ตรวจสอบเอกสาร → ตรวจปริมาณและคุณภาพ → ตรวจการส่งมอบตามสัญญา → จัดทำรายงานตรวจรับ → แจ้งปัญหาและแก้ไขตามหลักวิชาการ

Q9 : เงินกองทุนของหน่วยงานต้องดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุหรือไม่?

A9 : ต้องดำเนินการตามระเบียบพัสดุเช่นเดียวกับเงินงบประมาณประเภทอื่น ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ซึ่งให้ความหมายของ “งบประมาณ” ครอบคลุมถึงเงินรายได้และเงินกองทุนของหน่วยงานด้วย ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นเงินงบประมาณแผ่นดิน เงินรายได้ของหน่วยงาน หรือเงินกองทุน เมื่อมีการใช้จ่ายเพื่อจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องปฏิบัติตามระเบียบพัสดุของทางราชการและดำเนินการผ่านระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐตามที่กฎหมายกำหนด ทำไมเงินกองทุนต้องทำตามระเบียบพัสดุ? 1) เงินกองทุนของหน่วยงานรัฐถือเป็น “งบประมาณ” ตามนิยามของกฎหมาย 2) การใช้จ่ายเงินกองทุนอยู่ภายใต้หลักการตรวจสอบ โปร่งใส และตรวจสอบได้ 3) การจัดซื้อจัดจ้างต้องใช้ระบบ e-GP เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของภาครัฐ 4) ช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านการใช้เงินผิดประเภทและข้อผิดพลาดในการพัสดุ